Lotus Notes Meetingraumreservierung

Die deltastone Lösung Meetingraumreservierung basiert auf Lotus Notes Domino. Sie kann als Standalone Lösung zur Buchung von Meetingräumen, Catering, Technik (Beamer, Leinwände, etc.) und deren Abrechnung, oder in Kombination mit der Anwendung Besucheranmeldung zur Abbildung des gesamten Prozesses genutzt werden.

Die Applikation bietet eine grafisch ansprechende und aufgeräumte Oberfläche.

Alle Kernfunktionalitäten die man sich von einer Meetingraumreservierung wünscht, sind vorhanden. Darüber hinaus können kostenstellenbezogen Technik und Catering hinzugebucht werden.

Die Reservierung ist ein eigenständiges Dokument, dass innerhalb der Notes Kalenderanwendung erstellt und bearbeitet werden kann. Nach Eingabe der erforderlichen Parameter wie Veranstaltungstyp, Anzahl Personen, Datum, Uhrzeit, Dauer, Ausstattung, Bewirtung Ja / Nein, sucht die Anwendung einen passenden Raum und bucht ihn bei entsprechender Verfügbarkeit. Ansonsten werden Alternativen unter Berücksichtigung der Standortkriterien gesucht. Wird keine passende Alternative gefunden, dann geht die offene Reservierung an die Meetingraumzentrale zur Klärung.

Bei erfolgreicher Reservierung und Verwendung der Anwendung Besucheranmeldung, müssen für jeden externen Teilnehmer die Besucheranmeldungen ausgefüllt und abgeschickt werden.

Die Applikation unterstützt alle Änderungen und Stornierungen rund um eine Reservierung. Für die Bewirtungsarten mit und ohne Genehmigung sind entsprechende Workflows und Validierungen eingebaut, beispielsweise werden Cateringbestellungen für Raumreservierungen auf einen Vorlauf von 24h geprüft, oder abgelehntes Catering setzt nur das Catering aus, lässt aber die Reservierung ansonsten unberührt.

Caterer und Medientechniker haben jeweils eigene Ansichten, aus denen sie ihre jeweiligen Anforderungen für die einzelnen Reservierungen sehen können. Werden mehrere unterschiedliche Caterer / Medientechniker eingesetzt, dann kann jeder jeweils nur seine Zuständigkeiten (z.B. standortbezogen) sehen. Nach dem Ende des jeweiligen Meetings unterstützt die Applikation selbstverständlich auch den Prozess der Belegabrechnungen.

Das ist nur ein Auszug aus dem Leistungsportfolio der Applikation. Haben wir Sie neugierig gemacht? Für mehr Details und eine Demoversion nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf.