Lotus Notes Besucheranmeldung

Die deltastone Lösung Besucheranmeldung basiert auf Lotus Notes Domino. Sie kann als Stand-alone Lösung zur Registrierung und Verwaltung von Besuchern genutzt werden, oder in Kombination mit der Anwendung Meetingraum Reservierung zur Abbildung des gesamten Prozesses genutzt werden.

Die Applikation bietet eine grafisch ansprechende und aufgeräumte Oberfläche.

Alle Kernfunktionalitäten die man sich von einer Besucheranmeldung wünscht, sind vorhanden. Besucher können beispielsweise durch den Besuchten bereits Tage vor dem Besuch beim Empfang angemeldet werden. Durch die Voranmeldung kann der Empfang Spitzenbelastungen frühzeitig erkennen und hat die Möglichkeit, Ausweise vorzubereiten und die Wartezeiten für die Besucher zu reduzieren.

Für spontane Besucher bietet die Anwendung eine Anbindung an einen
Visitenkartenscannerr. So können die Besucherdaten schnell erfasst und dem Besuchten zugeordnet werden. Jeder externe Besucher erhält einen gedruckten Besucherausweis. Damit ist er als Besucher jederzeit erkennbar.

Werden beispielsweise interne Mitarbeiter aus anderen Lokationen mit einem temporären, internen Besucherausweis versehen, weil sie ihren Ausweis vergessen haben, besteht die Möglichkeit ein Pfand für diesen Ausweis zu vermerken und eine entsprechende Quittung auszudrucken.

In der Konfiguration für die Anwendung können beliebig viele Lokationen vorgesehen werden. Jede Lokation erhält eigene Konfigurationsdaten, z.B. ein eigenes Mailtemplate mit hinterlegten Karten und Anfahrtsbeschreibungen, das der Besuchte an den Besucher aus seinem Mailpostfach heraus verwenden kann.
In jeder Lokation können Parkplätze verwaltet werden, eine Resourcenallokierung ist nicht vorgesehen, jedoch können die KFZ - Kennzeichen bei der Besucheranmeldung eingegeben werden. Dadurch können bei auftretenden Parkplatzproblemen der Halter (Besucher) und Besuchte schnell ermittelt werden.

Standardzugriff auf die Lösung bietet der Notes Client. Die Lösung ist in das persönliche Mailpostfach integriert, d.h. Anmeldungen und beispielsweise Anfahrtsbeschreibungen können direkt aus dem Mailpostfach versendet werden.

Das nebenstehende Ablaufdiagramm zeigt schematisch in den einzelnen Stufen die Abläufe an. Neben der bereits erwähnten Anmeldung von Besuchern werden Check-In und Check-Out Prozesse durch die Andendung proaktiv unterstützt. Dazu gehört beispielsweise ein Eskalationsmanagement für nicht ausgetragene Besucher.

In den Auswertungsansichten der Anwendung werden die Besuchsdaten für unterschiedliche Rollen abgebildet. Beispielsweise können die Benutzer eine Historie ihrer Besuchsdaten abrufen, oder der Sicherheitsdienst auf einen Blick erkennen welche Besucher noch nicht abgemeldet, also möglicherweise noch im Gebäude anwesend sind.

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